PENGURUSAN MASA

Umumnya para pakar menggunakan “kaedah kuadran” dalam pengurusan masa. Mereka membahagikan penggunaan masa kepada empat kuadran:

  -          Penting dan segera.

  -          Penting tetapi tidak segera.

           -   Tidak penting tetapi segera.

           -   Tidak penting dan tidak segera.

Kaedah ini boleh diaplikasi dan kita selarikan dalam menentukan apa yang penting dan apa yang segera dalam hidup kita. Mungkin suatu perkara yang penting bagi seorang Islam yang taat, ianya berbeza dengan perkara penting bagi mereka yang tidak taat (walaupun kaedah yang digunakan adalah sama).

Contohnya, bertaubat. Itu perkara yang penting dan segera bagi kita. Tetapi bagi sesetengah orang, taubat itu tidak penting dan tidak segera. Jadi, kaedah sama tetapi pengertian dan nilainya sahaja yang berbeza.

4 Kuadran Pembahagian Masa

1) PENTING dan SEGERA

Ini adalah tugas yang mesti dilaksanakan pada masa itu juga atau pada jangka waktu yang terdekat. Contohnya, ketua pejabat meminta kita menyerahkan kerja pada pukul 10 pagi esok atau pensyarah meminta kita menyerahkan tugasan jam2 petang nanti. Selalunya, kita dapat melaksanakan tugas dalam kategori ini dengan tepat. Kita mampu melaksanakannya dengan baik kerana didorong oleh kesegeraan dan kepentingannya. Jadi masalah pengurusan masa kita selalunya tidak berlaku di sini.

2) PENTING tetapi TIDAK SEGERA

Perhatian dan kejayaan melaksanakan tugas dalam kategori kedua inilah yang membezakan antara individu yang berkesan dan yang tidak berkesan. Ya, kebanyakan perkara-perkara penting dalam kehidupan kita ini tidak termasuk dalam kategori “segera”.

Kerja atau tugas dalam kategori ini berada di tahap sama ada boleh dilakukan sekarang atau ditangguhkan pada satu waktu kemudian. Dan dalam banyak keadaan, selalunya perkara-perkara penting ini ditangguhkan terus (dan tidak pernah dilaksanakan langsung!). Itulah perkara-perkara yang tidak selalu berada di sekeliling kita.

Contoh perkara-perkara dalam kategori ini ialah menghadiri program pengajian untuk menghayati solat, puasa dan akhlak kita, kursus yang perlu dihadiri untuk mempertingkatkan kemahiran profesional, projek-projek baru yang perlu dikemukakan kepada bos kita, diet atau senaman yang perlu dimulakan, penyimpanan wang untuk mengerjakan haji dan lain-lain.

Walaupun semua perkara di atas sangat penting dan mesti dilaksanakan segera, dan jika kita gagal melaksanakannya bererti ibadah, kesihatan, kewangan, kerjaya dan kebajikan keluarga kita akan terjejas tetapi di situlah selalunya terjadi penangguhan.

Melaksanakan tugas dalam kategori inilah perlukan ketegasan. Dan selagi aktiviti hidup kita berpusat (atau terikat) dengan keutamaan-keutamaan orang lain atau pada sistem kerja yang meletakkan “kesegeraan” pada perkara-perkara lain, maka selamanya kita tidak akan dapat mengatur dan melaksanakan kerja mengikut keutamaan.

Tindakan yang mesti dibuat ialah “menyegerakan” perkara yang tidak segera ini kerana kepentingannya. Mungkin ini akan menyibukkan kita, tetapi kesibukan itu akan menambah keberkesanan kita. Ia akan mengelakkan “pengangguran” masa. Inilah juga yang akan mendisiplinkan hidup kita.

3) SEGERA tetapi TIDAK PENTING

Perkara atau kerja dalam kategori ini selalunya menuntut tindakan yang segera tetapi jika diteliti secara objektif perkara ini sebenarnya kurang utama. Contohnya, kita diajak untuk menghadiri satu pertemuan, diminta berceramah secara tiba-tiba atau seseorang mengajak kita menemaninya membeli-belah. Kita mungkin telah menyedari bahawa perkara-perkara ini sepatutnya kurang diberi keutamaan, tetapi seseorang sedang menanti di hadapan meja kita atau di hujung talian telefon untuk mendapat jawapan. Akhirnya kita bersetuju juga kerana kita tidak ‘mampu’ mencari alasan yang baik dan manis untuk menolaknya.

4) TIDAK SEGERA dan TIDAK PENTING

Kerja atau aktiviti di kuadran ini lebih tepat dinamakan kerja ”menyibuk” atau pinggiran. Banyak perkara atau tugas pinggiran yang dilihat ada manfaatnya jika dilakukan tetapi sebenarnya ia tidak penting dan tidak segera. Kedudukannya, perkara ini tidaklah penting dan tidaklah segera. Tetapi ia kelihatan OK.

Malangnya, kita seering melakukannya lebih dahulu daripada perkara-perkara yang lebih penting dan utama kerana sifatnya yang diversionary, yakni memberi kita perasaan yang kita sedang aktif (sibuk) dan rasa telah memenuhi tugas sekali gus memberi kita alasan untuk menangguhkan pelaksanaan perkara-perkara dalam kategori ke-2 (penting tetapi tidak segera).

Contohnya, kita datang ke pejabatnya pada hari Sabtu untuk melakukan kerja-kerja yang ditangguhkannya sebelum itu. Tetapi kemudiannya kita terangsang untuk menguruskan bahan-bahan yang agak tidak tersusun di atas meja. Sambil melakukan pekerjaan itu, dia merasakan ada juga baiknya ia meluruskan laci-laci mejanya. Akhirnya, dia menghabiskan seluruh waktu pagi hari itu dengan mengatur laci dan fail.

Dalam hati kita mungkin rasa bersalah dan tidak puas hati kerana tidak berjaya melaksanakan kerja yang hendak dilakukan, tetapi hati kita cepat memberi alasan untuk menenteramkan diri sendiri dengan justifikasi bahawa kita sebenarnya sibuk melakukan perkara yang bermanfaat juga.

Pada hal hakikatnya, kita telah“mempermainkan” dirinya sendiri (atau boleh dikatakan juga menipu dirinya) kerana melakukan kerja-kerja yang tidak penting, hanya untuk memberi alasan baginya untuk terus menangguhkan kerjakerja yang jauh lebih penting seperti yang dirasakannya lebih awal. Ingatlah:

“Musuh kepada perkara-perkara yang terbaik biasanya ialah perkara-perkara yang baik.”

Membuang Masa

Definisi tepat untuk membuang masa sangat subjektif. Tetapi sesetengah pakar berpendapat,“Ia sesuatu yang tidak bermoral atau yang menyebabkan kita berasa tidak selesa selepas melakukannya.” Dalam ajaran Islam, perkara atau aktiviti ini dikategorikan sebagai lagha (sia-sia).

Menonton TV atau membaca surat khabar contohnya, boleh dikatakan salah satu cara menggunakan masa yang baik jika selepas itu kita mendapat maklumat dan terhibur. Tetapi sebaliknya jika selepas itu kita merasakan bahawa ada cara lain yang lebih baik menggunakan masa seperti membaca buku, bersenam atau melakukan aktiviti yang lebih bermanfaat, maka ketika itu menonton TV atau membaca surat khabar boleh dianggap membuang masa. Ingat, mungkin kerja atau tugasan kita memerlukan kita menonton TV tetapi kerja kita bukan menonton TV!

Kebanyakan kita boleh mengesan dan mengawal perkara-perkara yang dirasakan tidak berguna dan membuangnya daripada senarai aktiviti harian kita. Ini tidak sesukar mana dan ini bukanlah punca masa kita tidak terurus dengan baik. Apa yang menjadi punca ketidakberkesanan seseorang ialah terlalu banyak meluangkan masa pada perkara-perkara di kategori ke-3 (segera tetapi tidak penting) dan ke-4 (kerja pinggiran) lebih daripada kategori ke-2 (penting tetapi tidak segera)!

 TIP DALAM PENGURUSAN MASA

1) Kenal pasti “prime time” dan “masa-masa penat” anda.

Setelah mengesannya gunakan masa itu untuk tugas yang paling penting dan paling memerlukan tumpuan. Katalah, tugas penting kita ialah menyiapkan persediaan mengajar dan “prime time” kita ialah waktu pagi. Maka gunakan waktu pagi untuk menyiapkan persediaan mengajar. Bukannya dihabiskan untuk membaca suratkhabar. Sebaliknya, aktiviti-aktiviti kurang penting boleh dibuat pada “masa-masa penat” kita. Jadilah pengintip kepada masa anda!

2) Kesan “musuh” bagi masa anda.

Musuh kepada masa anda berpunca daripada anda sendiri atau orang lain. Kaji, apakah yang selalu membunuh masa anda. Mungkin berbual-bual kosong, melakukan panggilan telefon atau menjawab panggilan telefon secara “maraton”, melayani tetamu yang tidak diundang, tidur atau rehat yang tidak perlu. Caranya adalah dengan menguatkan disiplin diri dan membina kemampuan untuk menolak dan mengatakan tidak. Jika kita belajar menghormati masa kita, insyaAllah orang lain akan menghormati kita.

3) Tetapkan suatu jangka masa yang sesuai pada sesuatu kerja.

Bagi membatasi masa perbualan telefon, senaraikan perkara yang hendak diperkatakan dahulu. Setelah perkenalan dan ramah mesra secara ala kadar, terus kepada perkara yang hendak disampaikan. Bagi menjawab surat-surat peribadi, disiplinkan diri anda untuk melihatnya sekali sahaja dan terus menjawab. Jika anda ketua teruslah memberi arahan yang sesuai untuk dijawab oleh orang bawahan jika keputusan sudah boleh dibuat. Jangan melihat surat dua atau tiga kali tanpa menjawabnya. Ia membuang masa dan menambah rasa kurang selesa kerana belum menjawabnya. Begitu juga dengan pertemuan atau mesyuarat, tentukan had masa, perkara, orang yang hadir dan keputusan yang hendak dicapai.

4) Buat checklist pada penggunaan masa.

Bila kita ingin membeli-belah, “check-list” barang-barang dan anggaran harganya amat perlu untuk mengawal diri anda daripada godaan membeli barang-barang yang tidak perlu. Ini penting untuk mengelakkan pembaziran wang. Begitulah seharusnya dalam “perbelanjaan” masa. Kita harus ada check-list tentang apa yang perlu kita buat mengikut keutamaannya untuk mengelak daripada pembaziran masa. Ingat, masa lebih berharga daripada wang. Sayangnya, pembaziran masa sukar dirasakan berbanding pembaziran wang kerana sifat masa yang maknawi (tidak dapat dilihat). Sebab itu, jarang ada orang yang membuat check-list perbelanjaan masa! ¤